Material de Apoyo

FUNDAMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

¿Qué es un sistema?

Es un conjunto de elementos que relacionados entre  sí,  ordenadamente,  contribuyen  a un determinado objetivo. 

Si  hablamos  de  un  sistema  de  cómputo,  éste consiste en: 

• Hardware  Dispositivos electrónicos. 
• Software  Conjunto de programas 
• Datos   Hechos individuales   
• Usuarios  Operadores de computadora 

Datos, Información, Conocimiento

• Datos:  Secuencia  de  hechos  en  bruto  que representan eventos en la empresa. 
• Información:  Datos  moldeados  en  forma significativa y útil para los seres humanos. 
• Conocimiento: Información contextual, valores, experiencias. 

¿Qué es un sistema de información?

Conjunto de componentes relacionados entre sí que  recolectan,  procesan,  almacenan  y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones (e. técnico).

• Contiene información sobre la organización y su entorno. 
• Apoya a gerentes en análisis de problemas. 
• Ayuda a visualizar asuntos complejos. 
• Ayuda a crear nuevos productos. 

Funciones de un Sistema Informatico

Dimensiones de los SI 

Un  SI  está  representado  en  función  de  tres dimensiones: 

• Dimensión de organización

Abarca  jerarquía,  especialidades  funcionales, procesos de negocios y cultura. 

Jerarquía:  Estructura  con  diferentes  niveles  y especialidades. Reflejan la división del trabajo.

Especialidades  Funcionales:  Funciones  en  la empresa. Tareas especializadas.

Procesos  de  negocios:  Reglas  formales  para  la realización de tareas. 

Cultura:  Supuestos,  valores  y  forma  de  hacer  las cosas. 

• Dimensión de administración

Implica liderazgo, estrategia y comportamiento administrativo.

Toma de decisiones y planes de acción ante los retos de negocios.

Asignación de recursos humanos y financieros.

• Dimensión de tecnología

Hardware de cómputo y Software. 

• Tecnología de administración de datos (BD). 

• Tecnología  de  conectividad  de  redes  y telecomunicaciones (Internet). 

• Intranet Redes corporativas internas. 

• Extranet Se extienden a usuarios autorizados. 

El Departamento de Sistemas

• Unidad  organizacional  formal  responsable  de los servicios de tecnología de la información 
• Se encarga de dar mantenimiento al hardware, software, almacenamiento de datos, redes.      

   Rol Estratégico de los SI 

• Dragón  de  papel:  Eliminación  de  papel  e incremento de la velocidad de los procesos. 
• Sistemas  de  información  gerencial de fábrica:  Velocidad  en  general  del  proceso  de producción, reportando requerimientos.
• Información para la gerencia: Mejora el control de la información para una toma de decisiones efectiva.  
• Información  como  un  recurso  estratégico: Obtener  ventaja  competitiva,  que  promueva  la supervivencia y prosperidad de la organización. 
• Ayuda a incrementar las ventajas competitivas. 

Retos Gerenciales 

Integración  de  los  sistemas,  para  lograr  mayor eficiencia.  

• Mantenimiento de la ventaja competitiva. 

Los  negocios  que  utilizan  herramientas  tecnológicas para  el  tratamiento  y  difusión  de  información aventajan  cada  vez  más  a  sus  competidores  que manejan sus procesos sin instrumentos informáticos. 

Tipos de Sistemas de Información 

• Nivel operativo: apoya a los encargados de las operaciones  rutinarias  de  la  empresa,  como vender, comprar, depósitos, entre otros. 
• Nivel de conocimientos: ayuda a las personas que  trabajan  con  documentos,  contadores.
• Nivel  de  administración:  ayuda  a  los encargados  de  tomar  decisiones  (no  rutinarias, para distinguirlas de las del nivel operativo).  
• Nivel estratégico: ayuda a los administradores (gerencia)  encargados  de  determinar  la estrategia de la organización.  

Tipos de Sistemas de Información

Sistemas de Procesamiento de Transacciones (STP)

• Sistemas  básicos  que  dan  soporte  al  nivel operativo. 
• Sistema  computarizado  que  efectúa  y  registra transacciones  diarias  necesarias  para  dirigir  un negocio. 

Características (STP) 

• Captura,  procesa,  almacena,  modifica  y recupera  toda  la  información  generada  por  las transacciones producidas en una organización. 
• Se diseñan para atender peticiones de usuarios a una base de datos. 
• Procesan transacciones de dos maneras. (Procesamiento por lotes, Procesamiento en tiempo real)
• Impulsa ventaja competitiva. 

Sistemas de Trabajo de Conocimientos (KWS)

• Satisfacen  las  necesidades  a  nivel  del conocimiento. 
• Auxilian  a  los  trabajadores  del  conocimiento (ingenieros, médicos, abogados, médicos). 
• Permiten  crear  información  y  conocimientos nuevos. 

Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS) 

• Sistemas  diseñados  para  incrementar  la productividad de los trabajadores de datos. 
• Auxilian  a  secretarías,  tenedores  de  libros, archivistas, gerentes 
• Permiten  procesar  información,  más  que crearla. 

Software de Productividad (OAS) 

• Sistemas  que  manejan  y  administran documentos  mediante  procesamiento  de  texto, digitalización  de  documentos,  comunicación mediante correo.
• Los sistemas de procesamiento de datos son la tecnología  más  común.    Facilita  la  creación  de documentos de texto con elementos multimedia adicionales. 

Sistemas de Digitalización (OAS) 

• Sistemas  que  convierten  documentos  en  papel o imágenes a formato digital, de manera que se pueda  almacenar  y  acceder  mediante computadora. 
• Facilita el acceso y distribución de información. 
• Agiliza trámites y transacciones. 

Sistemas de Información Gerencial (MIS) 

• Apoyan  al  nivel  administrativo  proveyendo  de informes a los gerentes.  

Características (MIS) 

• Resumen y reportan operaciones básicas de la compañía. 
• Comprimen  los  datos  de  los  TPS  en  informes grandes producidos con regularidad. 
• Se  usan  datos  de  inventario,  producción  y contabilidad. 
• Atiende necesidades de los gerentes.  (Centradas  en  resultados  semanales,  mensuales  y anuales) 
• Utiliza  rutinas  de  programación  simples,  como resúmenes y comparaciones. 
• No  se  utilizan  modelos  matemáticos  o técnicas estadísticas (en algunos casos). 
• Dan  respuesta  a  preguntas  rutinarias especificadas  con  anterioridad  y  que  tienen procedimiento predefinido de contestación.

¿Porqué un Sistema de Información? 

• Apoya  la  toma  de  decisiones  dentro  de  una empresa. 
• Permite  tener  un  control  total  sobre  todos  los elementos de la empresa y todos sus recursos. 
• Permite  tener  un  mejor  control  de  los inventarios,  saber  que  se  tiene  y  que  se necesita. 

INICIO DE UN PROYECTO DE SISTEMAS

Iniciación del Proyecto 

Los  empresarios  sugieren  la  iniciación  de proyectos de sistemas por dos razones: 

• Porque experimentan problemas que se prestan por sí solos a las soluciones de sistemas. 
• Porque  reconocen  oportunidades  para  mejorar mediante actualización o mejoras de los sistemas existentes (o instalación de nuevos sistemas). 

Revisión y Selección del Proyecto

Criterios importantes para la selección de un proyecto de sistemas: 

• Que esté respaldado por la administración. 
• Que  sea  el  momento  oportuno  para comprometerse con el proyecto. 
• Que ayuda a la empresa a alcanzar sus objetivos. 
• Que sea práctico (recursos y capacidades). 
• Que  sea  lo  suficientemente  importante  para considerarlo. 

La posibilidad de mejorar los objetivos de la organización se analiza en función de:

• Mejorar las ganancias de la empresa. 
• Brindar soporte a la ventaja competitiva. 
• Mejorar cooperación con distribuidores y socios. 
• Mejorar el soporte de las operaciones internas. 
• Mejorar el servicio al cliente. 
• Aumentar la moral de los empleados.

Cuando  vale  la  pena  considerar  un  proyecto  de sistemas: 

• Agiliza un proceso. 
• Optimiza un proceso eliminando pasos innecesarios. 
• Combina procesos. 
• Reduce errores de entrada cambiando formularios y pantallas de visualización. 
• Reduce almacenamiento redundante. 
• Reduce salidas redundantes. 
• Mejora integración de sistemas y subsistemas. 

Investigación Preliminar 

Es  la  fase  de  identificación  de  problemas, oportunidades y objetivos.  

Se busca comprender: 

• El proyecto, identificando sus elementos. 
• Naturaleza del problema. 
• Alcances, limitaciones, restricciones. 
• Identificar sus beneficios. 
• Se estudia factibilidad. 

Definición del Problema 

• Se  pueden  visualizar  en  situaciones  en  las  que nunca  se  cumplieron  los  objetivos  o  dejaron  de cumplirse en algún tiempo. 
• Errores excesivos o trabajos con lentitud. 
• Cambio en el comportamiento de los empleados.
• El documento: Consiste en una definición formal del  problema.  (sintetizada  en  uno  o  dos párrafos). 
• Además debe incluir:

• Suelen utilizarse técnicas como la entrevista, las observaciones y el análisis de documentos. 
• La  definición  del  problema  puede  producirse después de utilizar las técnicas de recopilación. 
• Se consideran: (Los usuarios hablan mucho de un tema - Sabes, “este es un problema importante”. - Lenguaje corporal. - Lo primero que mencione el usuario.)
• Es importante que el analista también conozca: (Funciones actuales del sistema -Personas involucradas - Actividad del negocio - Ambiente donde se lleva el negocio - En qué momento se realiza cada trabajo - Cómo se desarrollan los procesos actuales)
• Esta  información  será  la  base  para  la  definición de los requerimientos.

Definición de Requerimientos 
Especifican  lo  que  el  sistema  debe  hacer  (sus funciones) y propiedades deseables y esenciales. Qué es lo que esperan los usuarios y clientes del sistema. 
Es una de las fases más importantes para que el proyecto tenga éxito. 
En  esta  etapa  los  analistas  deben  conversar  con los propietarios y los usuarios del sistema. Se deben estudiar manuales de operaciones y los informes del negocio. Deben extraerse las características que tendrá el nuevo sistema. El  analista  debe  comprender  qué  información necesitan los usuarios para realizar sus trabajos. 
El analista debe estudiar el negocio y los procesos de la empresa para comprender: (¿Qué es lo que se hace? - ¿Cómo se hace? - ¿Con qué frecuencia se presenta? - ¿Qué volumen de transacciones o decisiones representa? - ¿Cuál es el grado de eficiencia con se realizan las tareas? - ¿Existe algún problema? - Si existe, ¿De cuánta gravedad es? - Si existe, ¿Cuál es la causa que lo origina?) 
Se  distinguen  tres  etapas  en  la  fase  de requerimientos: (Identificar las necesidades del sistema - Priorizar y seleccionar necesidades - -Estructurar las necesidades del sistema.

* Identificar las necesidades:  

El analista debe averiguar cómo el sistema debe funcionar.

Debe  recopilar  toda  la  información  que  pueda sobre  necesidades  de  los usuarios  y requerimientos. 

Métodos de recopilación utilizados

• Entrevista: Es una conversación dirigida que usa el formato de preguntas y respuestas y nos permite conocer lo  que  siente  el  entrevistado  sobre  el  actual sistema y las sobre necesidades futuras. Pasos para planear la entrevista: Leer material sobre antecedentes, Establecer los objetivos de la entrevista, Decidir a quien entrevistar, Preparar al entrevistado y Decidir sobre los tipos de preguntas y su estructura. 
• La observación directa: Se utiliza sobre los trabajadores de la empresa, Permite estudiar cómo la información y los datos son tratados y permite  estudiar  qué  datos  y  qué  información son necesarios para cada puesto.  
• Análisis de documentos cuantitativos: Nos  muestran  cómo  se  usan  los  datos  y  la información en la empresa. Hay muchos documentos cuantitativos disponibles en cualquier empresa que pueden ser interpretados: Informes para la toma de decisiones (estado de inventarios, venta, producción), Informes de rendimiento (comparativos actual y el esperado), Formularios de Captura de datos y Registros.
• Análisis de documentos cualitativos: Estos incluyen Mensajes de Correo electrónico, memorandos, anuncios en tableros y áreas de trabajo, paginas web y manuales de procedimientos y políticas.

* Priorizar y seleccionar necesidades

El  analista  debe  priorizar,  no  todos  los requerimientos son igual de importantes.

*Estructurar necesidades del sistema:

En esta etapa se estructuran los requisitos funcionales del sistema. 

Los  requisitos  deben  exponerse  de  forma  comprensible para su verificación y aprobación. 

Para  que  sean  fácilmente  entendibles  por  usuarios, diseñadores y programadores, suele utilizarse la técnica de modelado de casos de uso. 

ANÁLISIS Y CONTROL DE CALIDAD DE SISTEMAS

Diccionario de Datos

• Contiene  la  descripción  detallada  de  cada dato del sistema. 
• Contiene  las  definiciones  de  todos  los  datos mencionados en el DFD. 
• Se  puede  utilizar  un  formato  para  la  fase  de Análisis y otro para la fase de Diseño. 
• En  la  fase  de  Análisis  no  es  tan  detallado  y sirve para entender cómo se llevan a cabo los procesos en la actualidad. 

Especificaciones de los procesos:

• Son  descripciones  de  la  lógica  de  interna  de los procesos DFD de último nivel. 
• Definen  qué  debe  hacerse  para  transformar las entradas en salidas. 

Tablas de Decisión

• Herramienta  gráfica  que  identifica  las condiciones  en  un  proceso  y  las  acciones resultantes  para  combinación  única  de condiciones. 
• Consiste  en  una  tabla  de  filas  y  columnas separadas en cuatro cuadrantes. 
• Cada combinación de entrada de condiciones y su correspondiente  entrada  de  acciones  constituyen una regla de decisión. 
• El  número  de  reglas  debe  cubrir  todos  los  casos posibles, sin repeticiones ni omisiones. 

Árboles de Decisión 

• Herramienta gráfica que presenta las condiciones y acciones, en la lógica de un proceso, resultantes de cada posible combinación. 
• Se  recomienda  su  uso  cuando  el  número  de acciones  es  pequeño  y  no  son  posibles  todas  las combinaciones. 
• Son fáciles de usar y son más claros que una tabla de decisión. 
• Son buenos para verificaciones de usuarios. 

Gestión de Calidad del Sistema 

• La  calidad  se  define  como  una  característica  o atributo de algo. 
• Se  refiere  a  las  características  mesurables,  como longitud, propiedades eléctricas, color, entre otros.
• En el caso del software, por ser entidad intelectual, es más difícil de establecer. 
• La  calidad  es  responsabilidad  de  todos  los  que participen en la realización de un proyecto. 
• Debe  ser  construida  en  cada  fase  del  ciclo  de desarrollo del software. 
• Para  definir  calidad  en  un  producto  de  software, deben  establecerse  aquellas  características consideradas como deseables en el software. 
• La calidad dependerá de la satisfacción del usuario y la facilidad de uso. 

Control de Calidad del Sistema

• El Control de Calidad es una serie de inspecciones,  revisiones  y  pruebas utilizadas  a  lo  largo  del  proceso  del software  para  asegurar  que  cada producto  cumple  con  los  requisitos  que han sido asignados. 
• El Control de Calidad incluye un bucle de realimentación del proceso que creó el producto (feedback). 
• El  bucle  de  realimentación  es  esencial para reducir los defectos producidos. 
• El costo de corregir un error en la fase de mantenimiento  es  superior  al  costo  de corregir en la fase inicial. 

Síntesis Desarrollo de Sistemas

Las actividades involucradas en la generación de una solución de sistemas de información para un problema organizacional o una oportunidad, se denomina Desarrollo de Sistemas.

Análisis de Sistemas

• Es el análisis de un problema que una organización tratará de resolver con un sistema de información.   
• Incluye las siguientes etapas: (Definir el problema, Identificar las causas, Especificar las solución e Identificar los requerimientos de información)
• El  analista  elabora  un  panorama  general  dela estructura organizacional y los sistemas existentes. 
• Se  detallan  los  problemas  de  los  sistemas existentes. 

Identificar los Requerimientos de Información: 

• Implica  identificar  quién  necesita  qué  información, dónde, cómo y cuándo. 
• Define los objetivos del sistema nuevo o modificado y produce una descripción detallada de las funciones que el nuevo sistema debe realizar. 
• El  análisis  de  requerimientos  defectuoso  es  la  causa principal  del  fracaso  de  los  sistemas  y  de  los  altos costos. 
• Algunos  problemas  no  requieren  una  solución  de sistemas  de  información  sino  tan  sólo  un  ajuste administrativo,  capacitación  o  mejora  de  los procedimientos existentes. 

Diseño de Sistemas

• Es el plan general para el desarrollo del sistema. 
• Detalla  las  especificaciones  del  sistema  que producirán  las  funciones  identificadas  durante  la fase de análisis de sistemas. 
• El  diseño  de  sistemas  diferentes  tipos  de especificaciones, producto de esta etapa: 

Programación de Sistemas 

• También conocida como implementación. 
• En  esta  etapa,  las  características  técnicas  del sistema  que  se  prepararon  durante  la  etapa  del diseño se traducen a código de programa. 
• En  algunos  casos,  las  organizaciones  compran  a fuentes  externas  el  software  que  cumpla  con  los requerimientos del nuevo sistema; o bien, 
• Se pueden subcontratar empresas que ofrezcan los servicios de desarrollo personalizado de software. 

Verificación o Pruebas 

Etapa en la que se determina si el sistema produce los resultados correctos. 

Los  datos  de  las  pruebas  se  deben  preparar cuidadosamente y se deben hacer las correcciones en el sistema. 

• Prueba de unitaria: Comprobar por separado cada programa del sistema. 
• Prueba  del  sistema:  Comprobar  el  funcionamiento  en conjunto  del  sistema.  ¿Todos  los  módulos  independientes funcionan bien juntos? 
• Prueba  de  aceptación:  Certificación  final  evaluada  por  los usuarios y revisada por la administración. 

Producción y Mantenimiento 

Producción: Es la etapa en la cual el sistema ha sido instalado y está en funcionamiento.

• Los usuarios y técnicos evalúan qué tan bien el sistema ha cumplido con los objetivos originales. 
• Se decide si se requiere alguna revisión o modificación.  

Mantenimiento:  Consiste en  la  corrección  de errores y mejorar la eficacia de los procesos. 

• Cambios en hardware, software o documentación. 
• Cambios en los procedimientos.